GIỚI THIỆU MODULE Report:

Module Report giúp lập báo cáo, gửi báo cáo, và đặc biệt quan trọng là quản lý báo cáo.

Thông qua Hệ thống Quản lý An toàn (SMS) công ty khai thác tàu quản lý và theo dõi sự hoạt động của con tàu thông qua các báo cáo từ tàu gửi về. Các mẫu báo cáo đã được công ty chuẩn hóa trong SMS. Mô đun Report giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến báo cáo. Có bốn vấn đề liên quan đến báo cáo đó là: thông tin của báo cáo, lập báo cáo, gửi báo cáo, và đặc biệt quan trọng là quản lý báo cáo.

Việc tổ chức, quản lý và lưu các báo cáo rất quan trọng vì nó giúp cho người quản lý theo dõi liên tục quá trình khai thác tàu vì thế có thể dễ dàng biết về tình trạng của con tàu ở bất kỳ thời điểm nào trong quá khứ.

Thông tin của một báo cáo tối thiểu phải bao gồm nội dung của báo cáo và chữ ký của người chịu trách nhiệm. Cách quản lý SMS ở hầu hết các chủ tàu Việt Nam hiện nay là các báo cáo được lập trên giấy và gửi về công ty. Phương pháp này gây tốn kém, tốn thời gian và khó quản lý.

Chỉ những báo cáo quan trọng cần giấy trắng mực đen và cần chữ ký tươi của các bên liên quan thì mới phải in ra giấy. Còn các báo cáo khác được quản lý dưới dạng tệp tin điện tử. Việc quy định báo cáo nào phải in ra giấy và báo cáo nào được lưu dưới dạng tệp tin điện tử do công ty khai thác tàu quy định.

Nội dung của các báo cáo ở dạng tệp tin điện tử được đảm bảo bằng chữ ký điện tử của người lập báo cáo. Tức là khi một báo cáo ở dạng tệp tin điện tử được ký thì nội dung của nó không thể thay đổi được nữa.

Mô đun Báo cáo giúp sĩ quan trên tàu dễ dàng lập báo cáo. Tất cả các mẫu báo cáo được lưu trong cơ sở dữ liệu (CSDL). Chúng được tổ chức một cách khoa học cho nên rất dễ quản lý và tìm kiếm.

Việc gửi báo cáo rất đơn giản, nhanh và chi phí thấp. Các báo cáo được đóng gói dưới dạng tệp tin dữ liệu. Các tệp tin này có thể gửi về công ty qua Email hoặc lưu chúng vào các phương tiện lưu trữ điện tử và gửi về công ty qua đường bưu điện. Chi phí thấp là vì các báo cáo không cần phải in ra giấy mà vẫn đầy đủ thông tin về chữ ký của người chịu trách nhiệm, đặc biệt tính bảo mật cao.

Quản lý các báo cáo hiệu quả và rẻ tiền. Sau một quá trình khai thác số lượng báo cáo sẽ trở lên rất lớn, đặc biệt đối với các công ty có đội tàu lớn. Nếu số lượng lớn các báo cáo đó mà ở dạng văn bản giấy thì sẽ rất khó khăn và tốn kém trong việc quản lý. Nhưng với chỉ với một đĩa CD có thể lưu khoảng 5000 báo cáo. Việc tìm kiếm một báo cáo trong 5000 báo cáo mất thời gian khoảng 1 giây.